» Как правильно оформить личные дела сотрудников


Как правильно оформить личные дела сотрудников


21.03.2010

Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности содержатся в личном деле.

Личное дело

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.
Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.
Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».
Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров. Если в организации нет такой должности — бухгалтер.
Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.98 N 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности». Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:
— внутренняя опись документов;
— анкета, личный листок по учету кадров;
— резюме (или автобиография);
— копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;
— справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);
— копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т.д.;
— трудовой контракт;
— данные аттестаций;
— характеристики;
— план карьерного роста.
Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.
Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Личная карточка работника

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма N Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма N Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовая книжка;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета (для военнообязанных);
— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.
Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 N 252.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):
— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. производится на основании информации из перечисленных документов.
При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.
Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.
Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма N Т-2ГС), которая ведется вместо формы N Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.
В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой N Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.
Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.
Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.
Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.
Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

2-я страница формы N Т-2

II. Сведения о воинском учете

¦6. Наименование военного
1. Категория запаса ¦комиссариата по месту жительства
————————— ¦ —————-
2. Воинское звание Подлежит призыву ¦ ОВК Тушинского района СВАО г. Москва
————————— ¦————————————————-
3. Состав (профиль) ¦7. Состоит на воинском учете:
————————— ¦ —————-
4. Полное кодовое обозначение ВУС ¦а) общем (номер команды, партии)
——— ¦ —————-
5. Категория годности к военной службе Д ¦б) специальном
——— ¦ —————-
¦8.
¦ ———————————————-
¦ отметка о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы менеджер по кадрам Попова И.Н. Попова
——————— ————— ————
должность личная подпись расшифровка
подписи

Работник Морозов
——————
личная подпись

«31» февраля 2006 г.
— ———— —

Сроки хранения

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.
Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.
В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы N Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Таблица. Сроки хранения кадровых документов

—————————————————————————-T———————-¬
¦ Вид документа ¦ Срок хранения ¦
¦ ¦ документов ¦
+—————————————————————————+———————-+
¦Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них,¦ ¦
¦копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты,¦ ¦
¦аттестационные листы и др.): ¦ ¦
¦а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных,¦ ¦
¦контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные¦ ¦
¦звания, премии, награды, ученые степени и звания ¦ Постоянно ¦
¦б) работников ¦ 75 лет ЭПК* ¦
+—————————————————————————+———————-+
¦Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав¦ ¦
¦личных дел ¦ 75 лет ЭПК ¦
+—————————————————————————+———————-+
¦Личные карточки работников (в том числе временных работников) ¦ 75 лет ЭПК ¦
+—————————————————————————+———————-+
¦Характеристики работников, не имеющих личных дел ¦ 75 лет ЭПК ¦
+—————————————————————————+———————-+
¦Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления,¦ ¦
¦рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу ¦ 1 год ¦
+—————————————————————————+———————-+
¦Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты,¦ До востребования** ¦
¦удостоверения, свидетельства) ¦ ¦
+—————————————————————————+———————-+
¦Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов,¦ ¦
¦выписки из приказов, заявления, командировочные заявления, командировочные¦ ¦
¦удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел ¦ 5 лет ¦
+—————————————————————————+———————-+
¦* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в¦
¦установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в¦
¦организации. ¦
¦** Невостребованные — не менее 50 лет. ¦
L—————————————————————————————————

М.Н. Шафранская

«Зарплата», N 7, июль 2007 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит