» Сотрудники в разъездах — бухгалтеры в раздумьях


Сотрудники в разъездах — бухгалтеры в раздумьях


21.03.2010

Компания ООО «Вега» в октябре командировала следующих сотрудников:
Виктор Загорецкий был отправлен в Тольятти с целью забрать купленный там для производственных нужд автомобиль, стоимость которого составила 590 000 руб. (в т.ч. НДС — 90 000 руб.). В договоре купли-продажи было указано, что товар будет доставлен самовывозом. Командировка длилась три дня (с 20 октября по 22 октября включительно) и обошлась компании в 7500 руб. (без учета НДС), в том числе:
— ж.-д. билет на поезд — 2000 руб. (отправление 20 октября в 02.15, прибытие 20 октября в 20.30);
— проживание в гостинице (1 ночь — с 20 октября по 21 октября) — 1000 руб.;
— стоимость бензина — 3000 руб.
Согласно внутренним документам компании, размер суточных на территории РФ равен 500 руб.
Срок полезного использования ОС — 48 месяцев (3-я амортизационная группа, линейный метод).
Николай Силин поехал в Германию заключать контракт с иностранным поставщиком. Командировка длилась с 3 октября по 13 октября. Сотрудник добирался туда и обратно самолетом. Согласно внутренним документом, размер суточных вне территории РФ равен 100 долларам США. Выданы денежные средства из кассы 2 октября (курс ЦБ РФ — 30,06 руб.), авансовый отчет представлен 14 октября (курс ЦБ РФ — 29,5 руб.). Александр Быстрое посетил конференцию в Подмосковье, ввиду чего отсутствовал на рабочем месте один день — 15 октября. Быстрову выплачены суточные в размере 500 руб.
Компания работает на ОСНО и применяет метод начисления. В каждом отдельном случае расходы на командировки должны быть учтены определенным образом.

Собираем документы

Рассматриваемые рабочие отношения (командировки) включают несколько категорий участников, а именно:
а) руководство, которое командирует сотрудника;
б) сотрудник, который непосредственно отправляется в командировку;
в) отдел кадров, который занимается оформлением и сбором командировочных документов;
г) отдел бухгалтерии, который обязан грамотно учесть понесенные расходы, доказать их экономическую обоснованность и иметь максимальное документальное подтверждение того, что каждый рубль потрачен именно так, как положено.
Но в очередной раз приходится наталкиваться на давнюю проблему: нормами законодательства, вступившими в противоречие друг с другом, установлен разный порядок документального оформления командировок для «кадровиков» и бухгалтеров.
Известно, что началом всего «командировочного процесса» служит поступивший от руководства приказ, который в первую очередь фиксирует основные моменты: кого, откуда, куда, зачем и надолго ли отправляют.
Естественно, сотрудникам, оформляющим командировки, следует внимательно следить за тем, чтобы данные приказа совпадали со сведениями, занесенными впоследствии в другие документы (как правило, это табельный номер сотрудника, период командирования, цель командировки и т.д.). После утверждения приказа руководством сотруднику выдается командировочное удостоверение (форма N Т-10), главной задачей которого является отслеживание передвижения командированного из пункта А в пункт Б и обратно. Документ оформляется в том случае, если сотрудник разъезжает в пределах родины или СНГ. Кроме того, в удостоверении не будет нуждаться сотрудник, покидающий свое стационарное рабочее место на один день.
Чтобы по возвращении сотрудника бухгалтер смог учесть все понесенные вдали от офиса расходы в «прочих» расходах (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), по мнению Минфина, недавно зафиксированному в письме от 14 сентября 2009 г. N 03-03-05/169, достаточно того, чтобы вышеозначенные затраты нашли свое место в авансовом отчете. Но не стоит забывать, что последний в обязательном порядке должен быть подкреплен дополнительными оправдательными документами: к ним можно отнести билеты за проезд, счета за гостиницу, чеки за приобретенные товары (услуги) и т.д.

Таблица 1. Учет командировочных расходов в себестоимости ОС

——————————T———————————-T—————-¬
¦ Наименование показателя ¦ Расчет суммы, руб. ¦ Сумма, руб. ¦
+—————————-+———————————-+—————-+
¦Себестоимость ОС ¦ 590 000 — 90 000 + 2000 + 3000 + ¦ 508 000 ¦
¦ ¦ 1500 + 1500 ¦ ¦
+—————————-+———————————-+—————-+
¦Амортизационные отчисления ¦ 508 000 : 48 мес. ¦ 10 583,33 ¦
¦(мес.) ¦ ¦ ¦
+—————————-+———————————-+—————-+
¦Амортизационные отчисления ¦ 10 583,33 x 2 мес. ¦ 21 166,67 ¦
¦за IV кв. (ноябрь, декабрь) ¦ ¦ ¦
L—————————-+———————————-+——————

Проще говоря, на любую денежную трату в командировке желательно иметь тот или иной подтверждающий документ. Любопытно, что в том же письме чиновники утверждают: приказ о командировании и служебное задание — документы внутреннего пользования и на процесс налогового учета командировочных расходов никак не влияют.
Не будьте опрометчивы: этот случай — один из тех, когда к разъяснениям госорганов следует отнестись настороженно. Во-первых, вспомним, что авансовый отчет утверждается при наличии письменного отчета о выполненной в командировке работе, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя (в документе это отмечено). Но известно, что для оговариваемого письменного отчета существует своя форма N Т-10а — служебное задание для направления командировку и отчет о его выполнении, которая, тем не менее, Минфином не признается обязательной к заполнению в целях налогового учета. Возможно, чиновники имели в виду какой-то произвольно составленный отчет командированного сотрудника, согласованного (не обязательно подписанного) с руководителем подразделения. Но все-таки советуем не тратить время на творчество и приумножение бумажной работы, а добровольно оформить служебное задание и входящий в него отчет.

Командировка за дорогим ОС

Бухгалтеру после возвращения Загорецкого придется задержать руку в воздухе в момент оприходования четырехколесного ОС и учета понесенных расходов на командировку. Суть в том, что «верха» колеблются в вопросе об идентификации потраченных сотрудником денег в процессе самостоятельной доставки автомобиля от продавца в гараж родной компании. Летом, рассматривая подобную ситуацию, ФАС Восточно-Сибирского округа постановил, что командировочные расходы на приобретение билетов для проезда, на проживание в гостинице, а также на оплату бензина подлежат отнесению на увеличение балансовой стоимости приобретенных ОС, а не на расходы по налогу на прибыль (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа N А19-1020/09 от 7 июля 2009 г.). Ссылаются арбитры на абзац 2 пункта 1 статьи 257 Налогового кодекса, где говорится, что первоначальная стоимость основного средства определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования.

Таблица 2. Расходы на командировку — в «прочие расходы» согласно статье 264 НК

———————————T————————-T——————-¬
¦ Наименование показателя ¦ Расчет суммы, руб. ¦ Сумма, руб. ¦
+———————————+————————-+——————-+
¦Себестоимость ОС ¦ 590 000 — 90 000 ¦ 500 000 руб. ¦
+———————————+————————-+——————-+
¦Амортизационные отчисления ¦ 500 000 : 48 мес. ¦ 10 416,67 ¦
¦(мес.) ¦ ¦ ¦
+———————————+————————-+——————-+
¦Амортизационные отчисления за IV¦ 10 416,67 x 2 мес. ¦ 20 833,33 ¦
¦кв. (ноябрь, декабрь) ¦ ¦ ¦
+———————————+————————-+——————-+
¦Прочие расходы (командировочные)¦ 2000 + 3000 + 1 500 + 1 ¦ 8000 ¦
¦ ¦ 500 ¦ ¦
+———————————+————————-+——————-+
¦Сумма учтенных расходов в IV кв.¦ 20 833,33 + 8000 ¦ 28 833,33 ¦
L———————————+————————-+———————

Таблица 3. Выдача суточных из кассы 2 октября 2009 г.

————————-T—————T————————T—————¬
¦ Показатель ¦ Тариф ¦Кол-во дней нахождения ¦Сумма суточных ¦
¦ ¦ ¦ на территории другого ¦ ¦
¦ ¦ ¦ государства ¦ ¦
+————————+—————+————————+—————+
¦Суточные на территории ¦ 500 руб. ¦ 1 день ¦ 500 руб. ¦
¦РФ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+—————+————————+—————+
¦Суточные на территории ¦100 долл. США ¦ 10 дней ¦1000 долл. США ¦
¦Германии ¦ ¦ ¦ ¦
L————————+—————+————————+—————-

С другой стороны, еще не успело запылиться письмо УФНС России по г. Москве от 19 мая 2009 г. N 16-15/049826, в котором налоговики разрешают подобные командировочные расходы учитывать как «прочие», связанные с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ); они-де не могут влиять на стоимость приобретенного ОС.
Какой из двух путей учета выбрать — это решение остается за бухгалтером. Советуем лишь обратить внимание на послания налоговиков: «в себестоимость» — письмо УФНС России по г. Москве от 22 декабря 2006 г. N 20-12/115096, «в прочие расходы» — письмо УФНС России по г. Москве от 19 мая 2009 г. N 16-15/049826, кроме того, — на судебную практику («в себестоимость» — постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 7 июля 2009 г. по делу N А19-1020/09, постановление ФАС Поволжского округа от 12 февраля 2008 г. N А12-10256/07-С60, «в прочие расходы» — постановления ФАС Уральского округа от 25 августа 2008 г. N Ф09-5967/08-СЗ по делу N А76-5611/07, от 19 августа 2008 г. N Ф09-5873/08-СЗ по делу N А76-22883/07, от 4 августа 2008 г. N Ф09-3096/08-СЗ по делу N А76-24995/07, постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 марта 2008 г. по делу N А05-5668/2007) и выделить количество «удачных» судебных дел и превалирующую позицию Минфина.
Мы, в свою очередь, наглядно представим «стоимость» каждого из двух методов учета понесенных расходов (табл. 1 и 2).
Таким образом, выбрав данный метод, в расходах мы учтем сумму, равную 28 833,33 рубля, что по сравнению с первым вариантом больше на 7666,66 рубля.

Где родина, а где — нет

Неудивительно, что, отправляя сотрудника за границу, компании придется столкнуться с нюансами, касающимися расчета суточных. Во-первых, порядок определения размера суточных за границей должен быть определен отдельно от рублевого довольствия в пределах России. Во-вторых, стоит обратить внимание на следующую особенность: направляясь, в нашем случае, в Германию, день, когда г-н Силин пересечет границу РФ, то есть 5 октября, будет оплачен суточными в иностранной валюте — так же, как и дни пребывания за рубежом. При возвращении же домой 19 октября за день пересечения границы суточные будут рассчитаны в рублях как за дни нахождения на территории РФ (табл. 3).
Там, где в ход идет иностранная валюта, у бухгалтера, как правило, возникает путаница с курсовыми разницами. Рассматриваемая ситуация — не исключение. С одной стороны, согласно приложению к ПБУ 3/2006, расходы по зарубежным командировкам признаются на дату утверждения авансового отчета. Но с другой — в этом же документе, в пункте 9 ПБУ 3/2006 говорится о том, что обязательства, оплаченные авансом, должны признаваться в учете в рублевой оценке, рассчитанной по курсу на дату выплаты этого аванса.
В целях же налогового учета расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода, то есть на дату утверждения авансового отчета (п. 10 ст. 272 НК РФ). Таким образом, избежать расхождений в учете вряд ли удастся (табл. 4, 5).
Обратимся теперь к другим расходам, которые компания понесет в связи с выездом за рубеж ее сотрудника. Во-первых, все требуемые затраты на подготовительные мероприятия стройными рядами пойдут в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль: расходы на оформление загранпаспорта и визы, консульские сборы и сборы за обслуживание в аэропортах, расходы на медстраховку и другие обязательные платежи. Что же касается потраченных средств уже на территории иностранного государства, то их, как и на родине, обязательно следует «оправдывать» документально — инвойс за гостиницу, кассовые чеки (в том числе чеки, выдаваемые по операциям с использованием банковских карт), и другие. Дополнительно к обязанностям по представлению документов появляется необходимость в переводе их на русский язык. Об этом предупреждает письмо Минфина от 16 февраля 2009 г. N 03-03-05/23: так как документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке, первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Таблица 4. Бухгалтерский учет выданных на командировку средств

——————————T————————T————T———T———¬
¦ Наименование операции ¦ Расчет суммы ¦ Сумма ¦ Дебет ¦ Кредит ¦
+——————————+————————+————+———+———+
¦ 2 октября 2009 г. ¦
+——————————T————————T————T———T———+
¦Выдан аванс на командировку ¦500 руб. + (1000 х 30,06¦30 560 руб. ¦ 71 ¦ 50 ¦
¦ ¦ руб.) ¦ ¦ ¦ ¦
+——————————+————————+————+———+———+
¦ 14 октября 2009 г. ¦
+——————————T————————T————T———T———+
¦Отражены расходы на ¦500 руб. + (1000 х 30,06¦30 560 руб. ¦ 44 ¦ 71 ¦
¦командировку ¦ руб.) ¦ ¦ ¦ ¦
L——————————+————————+————+———+———

Таблица 5. Налоговый учет выданных на командировку средств

——————————T————————T————T———T———¬
¦ Наименование операции ¦ Расчет суммы ¦ Сумма ¦ Дебет ¦ Кредит ¦
+——————————+————————+————+———+———+
¦ 2 октября 2009 г. ¦
+——————————T————————T————T———T———+
¦Выдан аванс на командировку ¦500 руб. + (1000 х 30,06¦30 560 руб. ¦ 71 ¦ 50 ¦
¦ ¦ руб.) ¦ ¦ ¦ ¦
+——————————+————————+————+———+———+
¦ 14 октября 2009 г. ¦
+——————————T————————T————T———T———+
¦Отражены расходы на ¦500 руб. + (1000 х 29,5 ¦30 000 руб. ¦ 44 ¦ 71 ¦
¦командировку ¦ руб.) ¦ ¦ ¦ ¦
+——————————+————————+————+———+———+
¦Отражена отрицательная ¦ 30 560 руб. — 30 000 ¦ 560 руб. ¦ 50 ¦ 91-2 ¦
¦курсовая разница ¦ руб. ¦ ¦ ¦ ¦
L——————————+————————+————+———+———

Одна нога здесь — другая там

В последнем случае, когда сотрудник отправляется на однодневную конференцию, суточные начисляться и выплачиваться не должны (абз. 4 п. 11 Положения о командировках). Бухгалтер сможет принять в расход лишь затраты на проезд. Если же политика компании будет предусматривать выплаты работнику, командированному на один день, скорее всего, данная сумма будет определена как доход сотрудника и необратимо появится обязанность по уплате ЕСН и удержанию НАФЛ (постановление ФАС Уральского округа от 29 февраля 2009 г. N Ф09-4274/09-С2 по делу N А76-22879/2008-54-785/5).
Однако существуют и такие случаи, когда решающую роль играет расстояние между местом работы и пунктом назначения, куда отправляется командированный. Так, если километраж довольно внушительный, то судьи могут и освободить налогоплательщиков от обязанности уплаты того же ЕСН и взносов с сумм командировочных, квалифицируя их как компенсационные выплаты (постановление ФАС Центрального округа от 7 февраля 2007 г. по делу N А62-3895/06, постановление ФАС Северо-Западного округа от 13 марта 2008 г. по делу N А56-17909/2007).
Обратите внимание, что для таких же недолгих разъездов за границу законодательство делает исключение — суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов от нормы расходов на выплату суточных (п. 20 постановления Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13 октября 2008 г. N 749).
Порядок оформления и учета командировок регламентируется сразу несколькими документами. Для структурирования информации загляните в таблицу 6, где отражены пути к основным правилам, которые помогут избежать путаницы.

Таблица 6. Основные законодательные «помощники*

——————————————————-T———————————————¬
¦Постановление правительства РФ «Об особенностях ¦ — ¦
¦направления работников в служебные командировки» от 13¦ ¦
¦октября 2008 г. N 749 ¦ ¦
+——————————————————+———————————————+
¦Постановление ГК РФ по статистике от 5 января 2004 г. ¦Формы N Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а ¦
¦N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной ¦ ¦
¦учетной документации по учету труда и его оплаты» ¦ ¦
+——————————————————+———————————————+
¦Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и ¦П. 9, Приложение ¦
¦обязательств, стоимость которых выражена в иностранной¦ ¦
¦валюте» (ПБУ 3/2006) ¦ ¦
+——————————————————+———————————————+
¦Трудовой кодекс ¦Гл. 24 ¦
+——————————————————+———————————————+
¦Налоговый кодекс ¦П. 7 ст. 171, подп. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ¦
¦ ¦ст. 238, п. 1 ст. 257, подп. 12 п. 1 ст. ¦
¦ ¦264, п. 7 ст. 272 ¦
L——————————————————+———————————————

Д. Сахарова

Nota bene

Авансовый отчет об израсходованных в командировке суммах работник должен представить не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки. В этот же срок необходимо представить отчет о работе, выполненной в командировке (п. 26 Положения о командировках).

Nota bene

В письме Минфина от 21 сентября 2009 года N 03-03-06/1/604 лишний раз обращается внимание на то, что с начала текущего года суточные (полевое довольствие) не нормируются в целях налогообложения, а принимаются в расходы исходя из фактических затрат. При этом не забудьте зафиксировать размеры данных выплат внутренними документами — коллективным договором или локальным нормативным актом. Кроме того, в письме Минфина от 23 марта 2009 г. N 03-04-06-02/20 дается разъяснение, что ЕСН на суточные, выплаченные в пределах установленных компанией сумм, не начисляется.

«Расчет», N 11, ноябрь 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит