Свежие вакансии России, поиск вакансий

1. Обеспечение жизнедеятельности офиса: • Отслеживание работоспособности и исправного состояния офисной техники, телефонии, СКУД; • Контроль и поддержание переговорных комнат, рабочего пространства в надлежащем состоянии, согласно регламентам компании; • Контроль и поддержание температурного режима в кабинете и приемной генерального директора, согласно регламентам компании; • Курирование корпоративного такси:  Своевременное пополнение всех лицевых счетов;  Отслеживание уровня доступов сотрудников. • Курирования корпоративной связи:  Своевременное пополнение всех лицевых счетов;  Приобретение новых сим-карт;  Прочие действия, связанные с корпоративной связью и мобильными телефонами Компании. • Работа с оргтехникой:  Сканирование документов;  Редактирование PDF-документов;  Отправка/прием факса;  Брошюровка и сшивка документов;  Ламинирование и пр. • Заказ необходимых комплектующих и оборудования для офиса; • Контроль наличия и организация заказа канцелярии и сувенирной продукции; • Координация работы уборщиц – отслеживание порядка и чистоты согласно регламенту; • Контроль обеспечения продуктовыми запасами. 2. Документооборот: • Прием, регистрация и распределение входящей документации; • Прием, регистрация и отправка исходящей документации; • Ведение журналов вх./исх. документации; • Контроль и организация доставки документации и малогабаритных грузов посредством штатных курьеров; • Контроль и организация доставки документации и различных грузов посредством сторонних курьерских служб; • Контроль за своевременным обновлением доверенностей на курьеров в различные инстанции (ОПС, ИФНС, ПФР, Банки); • Контроль за актуальностью подписок на информационные издания, продление их. 3. Бюджетирование: • Составление, контроль и выполнение годового бюджета Административного подразделения Компании; • Расчет и исполнение ежемесячного бюджета Административного подразделения Компании; • Оформление авансовых отчетов в 1С (включая расходы личного персонала собственника), предоставление закрывающих документов. 4. Внешнее взаимодействие: • Прием и распределение входящих звонков; • Встреча гостей, организация конференций, совещаний, zoom-meetings; • Ведение коммуникаций с зарубежными поставщиками по запросам сотрудников (поиск услуг, товаров и их закупка) и потребностям Компании в целом. 5. Взаимодействие с внутренним клиентом: • Travel-поддержка сотрудников (совместно с административным менеджером)  Оформление виз;  Заказ билетов (авиа, ж/д);  Подбор и бронирование гостиниц;  Заказ трансфера и прочее. • Выполнение поручений руководителя; • Организация и заказ визиток, брендированной продукции (совместно с административным менеджером). 6. Корпоративная культура: • Своевременное обновление телефонного справочника и адресной книги Outlook; • Контроль за качественным выполнением задач курьерами; • Организация и контроль приобретения корпоративных подарков для партнеров; • Организация и контроль корпоративных и спортивных мероприятий; Контроль за соблюдением «антиковидных» мер Проверка электронных почт компаний на наличие уведомлений от Почты России; Прочие задачи административно-хозяйственной деятельности.

• Осуществление информационно-справочной поддержки Арендаторов, Собственников помещений, посетителей Бизнес-центра и сотрудников Компании. • Прием посетителей Бизнес-центра (встреча, проводы, выдача электронных пропусков, заказ парковки). • Ведение и актуализация списка контактов Арендаторов и Собственников помещений. • Обработка поступивших заявок от Арендаторов/Собственников по системе выдачи пропусков (посещение, въезд автотранспорта), а также других автоматизированных систем. • Контроль работы информационной системы бюро пропусков. Взаимодействие со службой техподдержки. • Взаимодействие с ЧОП в рамках осуществления текущей деятельности. • Прием и распределение входящих звонков. • Прием и распределение входящей корреспонденции для сотрудников и Арендаторов/Собственников помещений. • Контроль состояния информационных табличек, указателей. Их актуализация, замена при необходимости. Подготовка, печать и размещение объявлений, в общедоступных местах визуальный контроль их состояния. • Рассылка информационных электронных сообщений Арендаторам и Собственникам помещений Бизнес-центра. • Ведение реестров входящей/исходящей корреспонденции, контроль движения документов. • Служебная, деловая переписка в соответствии с корпоративными стандартами. Подготовка ежемесячных отчетов по статистике посещений БЦ (сотрудники, посетители).